Escolher uma impressora para uma empresa pequena parece uma decisão simples. Porém, comprar ou alugar o primeiro equipamento disponível pode resultar em uma impressora subdimensionada para a operação, com baixa produtividade, ou em um equipamento muito mais robusto do que a empresa realmente precisa.

A escolha correta deve considerar o volume de impressão, quantidade de usuários, tipo de documento, necessidade de digitalização, velocidade, conectividade e perspectiva de crescimento da empresa.

Por isso, antes de escolher um modelo, é importante entender como a impressora será utilizada no dia a dia.

O que uma empresa pequena deve analisar antes de escolher uma impressora?

Não existe uma única impressora ideal para todas as pequenas empresas.

Um escritório de advocacia, uma clínica, uma distribuidora e uma empresa de engenharia podem ter quantidades semelhantes de funcionários, mas necessidades de impressão completamente diferentes.

Antes de escolher o equipamento, alguns pontos precisam ser analisados.

1. Qual é o volume mensal de impressão?

O primeiro ponto é entender aproximadamente quantas páginas a empresa imprime por mês.

Uma empresa que imprime poucas dezenas ou algumas centenas de páginas mensalmente possui uma necessidade diferente de uma empresa que imprime milhares de documentos.

O volume de impressão influencia diretamente a escolha do equipamento, sua capacidade de trabalho e a necessidade de utilizar uma impressora mais robusta.

Por isso, não basta perguntar:

“Qual impressora é mais barata?”

A pergunta mais importante é:

“Qual impressora atende ao volume de impressão da minha empresa sem ficar sobrecarregada?”

2. A empresa precisa apenas imprimir ou também digitalizar e copiar?

Outro ponto importante é definir quais funções serão utilizadas.

Uma impressora pode ser suficiente para empresas que precisam principalmente imprimir documentos.

Já uma multifuncional pode fazer mais sentido quando a empresa também precisa:

Digitalizar documentos;
Copiar documentos;
Enviar documentos digitalizados;
Centralizar diferentes funções em um único equipamento.

Para uma empresa que digitaliza contratos, documentos administrativos, fichas, propostas ou outros arquivos frequentemente, uma multifuncional pode oferecer uma estrutura mais adequada à rotina.

3. Impressora monocromática ou colorida?

A escolha entre impressão em preto e branco e impressão colorida também depende do perfil da empresa.

Impressora monocromática

É indicada principalmente para operações que trabalham predominantemente com documentos em preto e branco, como contratos, relatórios, documentos administrativos, notas e outros materiais textuais.

Entre suas vantagens estão a adequação para documentos predominantemente monocromáticos e a possibilidade de atender operações que não possuem necessidade frequente de impressão colorida.

Impressora colorida

Pode ser interessante para empresas que precisam produzir apresentações, propostas comerciais, materiais institucionais, gráficos, relatórios visuais ou outros documentos nos quais a cor possui importância.

Por outro lado, se a empresa imprime quase todos os documentos em preto e branco, uma solução colorida pode não ser necessária para toda a operação.

A escolha deve partir da necessidade real de impressão, e não apenas da quantidade de recursos oferecidos pelo equipamento.

4. Quantas pessoas utilizarão a impressora?

Uma impressora destinada a um único usuário possui uma função diferente de um equipamento compartilhado por um departamento inteiro.

Se vários funcionários precisam utilizar o mesmo equipamento, é importante considerar:

Velocidade de impressão;
Conectividade em rede;
Capacidade de papel;
Volume de trabalho;
Localização do equipamento;
Facilidade de utilização;
Necessidade de digitalização.

Quanto maior o número de usuários e o volume de documentos, mais importante se torna o dimensionamento correto do equipamento.

5. A velocidade de impressão é importante?

Em uma empresa pequena, pode parecer que a velocidade não é um fator relevante.

Mas imagine um escritório em que vários funcionários precisam imprimir documentos ao mesmo tempo.

Uma impressora muito lenta pode criar filas, atrasar tarefas e prejudicar a produtividade.

Por outro lado, escolher um equipamento extremamente rápido para uma operação que imprime poucas páginas pode significar utilizar uma solução muito superior à necessidade real.

Por isso, a velocidade deve ser analisada em conjunto com o volume de impressão e a quantidade de usuários.

6. A conectividade também deve ser considerada

Uma impressora empresarial precisa se integrar à rotina tecnológica da empresa.

Dependendo do equipamento e da necessidade da operação, recursos como conexão de rede e impressão em diferentes dispositivos podem facilitar o compartilhamento do equipamento entre os usuários.

Em empresas que possuem vários computadores utilizando a mesma impressora, a conectividade em rede pode ser especialmente importante.

7. Uma empresa pequena pode precisar de uma impressora corporativa

“Empresa pequena” não significa necessariamente “empresa que imprime pouco”.

Uma empresa com poucos funcionários pode possuir uma grande demanda documental.

Uma clínica, por exemplo, pode ter necessidade de imprimir documentos administrativos e materiais relacionados ao atendimento.

Uma distribuidora pode trabalhar com grande quantidade de documentos.

Um escritório pode ter diversos contratos e relatórios.

Uma empresa de engenharia ou construção pode precisar imprimir projetos, documentos técnicos e relatórios.

Por isso, o tamanho da empresa não deve ser utilizado isoladamente para definir o equipamento.

O mais importante é entender a operação.

Quando uma multifuncional pode ser melhor do que uma impressora?

Para muitas pequenas empresas, a multifuncional pode ser uma alternativa interessante porque reúne diferentes funções em um único equipamento.

Em vez de manter uma impressora, um scanner e uma copiadora separados, a empresa pode utilizar um equipamento multifuncional que centraliza essas atividades.

Isso pode facilitar a rotina dos funcionários e simplificar a estrutura física do escritório.

Mas também existem situações em que uma impressora convencional é suficiente.

Se a empresa praticamente não digitaliza ou copia documentos, por exemplo, pode não haver necessidade de pagar por recursos que serão pouco utilizados.

Mais recursos não significam necessariamente uma solução melhor.

A melhor solução é aquela que atende adequadamente à operação.

Comprar ou alugar uma impressora para uma empresa pequena?

Depois de definir o tipo de equipamento, surge outra questão importante: comprar ou alugar?

Na compra, a empresa adquire o equipamento e passa a ser responsável pelos custos e pela gestão relacionados à sua utilização.

Além do valor do equipamento, é necessário considerar despesas como:

Toner;
Peças;
Manutenção;
Assistência técnica;
Substituição do equipamento;
Gerenciamento do consumo;
Eventuais períodos de indisponibilidade.

Na locação de impressoras, a empresa utiliza o equipamento mediante um contrato, de acordo com as condições e o escopo definidos com o fornecedor.

Dependendo da solução contratada, podem estar envolvidos equipamentos, manutenção, suporte técnico, suprimentos e outros serviços.

Por isso, a comparação não deve ser feita apenas entre o preço de compra e o valor mensal da locação.

É necessário comparar toda a operação.

Quando o outsourcing de impressão pode fazer sentido para uma empresa pequena?

O outsourcing de impressão pode ser considerado quando a empresa deseja ir além da simples utilização de um equipamento e busca uma solução mais estruturada para seu ambiente de impressão.

Nesse modelo, podem ser envolvidos serviços como:

Locação de impressoras e multifuncionais;
Manutenção preventiva e corretiva;
Suporte técnico;
Fornecimento de suprimentos;
Monitoramento;
Gestão do volume de impressão;
Controle de usuários ou departamentos, dependendo da solução contratada.

O objetivo é organizar a operação de impressão de acordo com as necessidades da empresa e com o escopo estabelecido no contrato.

E se a empresa estiver começando agora?

Esse é um cenário que merece atenção.

Uma empresa que está começando uma operação pode precisar montar praticamente toda a sua infraestrutura ao mesmo tempo: computadores, rede, mobiliário, sistemas, equipamentos e parque de impressão.

Nesse momento, a empresa pode avaliar diferentes formas de estruturar seus equipamentos de impressão sem necessariamente comprar todos os equipamentos de uma vez.

A locação de impressoras pode ser uma alternativa a ser analisada, especialmente quando a empresa deseja utilizar equipamentos profissionais e contar com uma estrutura de suporte definida contratualmente.

Como escolher a impressora certa?

Antes de escolher um modelo específico, responda a estas perguntas:

1. Quantas páginas a empresa imprime por mês?

2. Quantas pessoas utilizarão o equipamento?

3. A empresa precisa apenas imprimir ou também digitalizar e copiar?

4. A impressão será predominantemente em preto e branco ou colorida?

5. Qual velocidade de impressão a operação realmente necessita?

6. O equipamento será utilizado individualmente ou compartilhado em rede?

7. A empresa pretende crescer ou aumentar o volume de impressão?

8. Quem será responsável pela manutenção e pelo fornecimento de suprimentos?

9. É mais interessante comprar o equipamento ou contratar uma solução de locação?

10. A empresa precisa apenas de uma impressora ou de um parque de impressão estruturado?

Responder essas perguntas antes de escolher o equipamento ajuda a evitar decisões baseadas apenas no preço ou na quantidade de recursos apresentados pelo fabricante.

A impressora certa é aquela dimensionada para a operação

Não existe uma impressora universalmente ideal para todas as empresas pequenas.

Existe o equipamento mais adequado para cada necessidade operacional.

Uma empresa que imprime pouco pode precisar de uma solução simples. Outra, com poucos funcionários, mas alto volume documental, pode precisar de um equipamento corporativo mais robusto.

Da mesma forma, uma empresa que precisa digitalizar documentos diariamente pode se beneficiar de uma multifuncional, enquanto outra que apenas imprime documentos pode não precisar de todos esses recursos.

Por isso, o primeiro passo não deveria ser escolher uma marca ou um modelo.

O primeiro passo deveria ser entender a operação.

Locação e outsourcing de impressão para empresas

A Brasília Toner trabalha com locação de impressoras, multifuncionais e outsourcing de impressão para empresas, oferecendo soluções que podem ser dimensionadas de acordo com as necessidades de cada operação.

A escolha do equipamento deve considerar o volume de impressão, perfil dos usuários, tipo de documento, necessidade de digitalização, infraestrutura e perspectiva de crescimento.

Para empresas que desejam estruturar ou modernizar seu parque de impressão, uma análise adequada pode ajudar a encontrar uma solução mais coerente com a realidade da operação.

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