Para muitas empresas, os gastos com impressão parecem se resumir à compra de papel, toner e equipamentos. Na prática, porém, o custo de impressão pode envolver muito mais.
Manutenção, peças, equipamentos parados, estoque de suprimentos e até o tempo perdido pelos colaboradores com problemas de impressão também fazem parte dessa conta.
Entender esses custos é importante para identificar desperdícios e tornar a operação mais eficiente.
O que realmente entra no custo de impressão?
Para saber quanto sua empresa gasta com impressão, não basta considerar apenas papel e toner. Uma análise mais completa deve incluir:
- aquisição e depreciação das impressoras;
- toner, cartuchos e demais suprimentos;
- peças e componentes de reposição;
- manutenção preventiva e corretiva;
- equipamentos parados;
- estoque de suprimentos;
- desperdício de papel e impressões desnecessárias.
Quando esses custos são analisados em conjunto, fica mais fácil entender o verdadeiro impacto da impressão no orçamento da empresa.
Como calcular o custo de impressão da empresa?
Uma forma simples de acompanhar a eficiência da operação é calcular o custo por página.
Custo por página = custo total da operação de impressão ÷ quantidade de páginas impressas
O ideal é considerar no custo total não apenas os suprimentos, mas também manutenção, peças e demais despesas necessárias para manter os equipamentos funcionando.
Esse indicador também ajuda a comparar equipamentos e identificar impressoras que estão gerando custos acima do esperado.
Como reduzir os custos de impressão?
Algumas medidas podem ajudar a melhorar a gestão da impressão:
- utilizar equipamentos adequados ao volume de cada setor;
- reduzir a quantidade de modelos diferentes de impressoras;
- acompanhar o consumo de toner e papel;
- evitar impressões desnecessárias;
- realizar manutenção preventiva;
- monitorar equipamentos que apresentam falhas com frequência.
O objetivo não é simplesmente imprimir menos, mas criar uma estrutura de impressão mais adequada às necessidades da empresa.
A locação de impressoras pode ser uma alternativa?
Empresas que possuem demanda constante de impressão também podem avaliar a locação de impressoras e multifuncionais.
Em vez de investir na compra dos equipamentos e administrar individualmente manutenção, peças e suprimentos, a empresa pode contratar uma solução de acordo com sua necessidade e volume de impressão.
Dependendo do contrato, serviços como suporte técnico, manutenção e fornecimento de suprimentos podem fazer parte da solução, tornando os custos mais previsíveis e simplificando a gestão dos equipamentos.
A melhor alternativa depende do perfil de cada empresa, do volume mensal de impressão e da estrutura necessária para manter a operação funcionando.
Sua empresa sabe quanto realmente gasta para imprimir?
Conhecer o verdadeiro custo da impressão permite tomar decisões melhores sobre equipamentos, manutenção, suprimentos e gestão do parque de impressão.
A Brasília Toner oferece soluções corporativas em locação de impressoras e multifuncionais, outsourcing de impressão e suporte especializado para empresas que buscam uma estrutura de impressão mais eficiente.
Se sua empresa deseja avaliar a estrutura atual de impressão e conhecer alternativas para melhorar a operação, entre em contato com a Brasília Toner.
