Outsourcing é um termo cada vez mais presente no ambiente corporativo, especialmente quando falamos em tecnologia, gestão e redução de custos. Mas, afinal, o que é outsourcing e o que esse conceito representa para empresas que precisam lidar diariamente com impressoras, multifuncionais, suprimentos e documentos?
No segmento de impressão, o outsourcing de impressão é uma solução estratégica que permite à empresa transferir a gestão de sua estrutura de impressão para uma empresa especializada. Dessa forma, em vez de dedicar tempo e recursos internos para cuidar de equipamentos, toners, manutenção e problemas técnicos, a organização conta com uma equipe especializada para administrar toda essa operação.
É justamente nesse contexto que empresas especializadas, como a Brasília Toner, atuam, oferecendo soluções de locação e outsourcing de impressão para empresas que buscam mais eficiência, controle e previsibilidade.
O que é outsourcing?
De forma simples, outsourcing significa terceirização de determinadas atividades ou processos de uma empresa.
A palavra vem do inglês outsource, que significa utilizar recursos externos para realizar uma atividade que poderia ser executada internamente.
O objetivo não é simplesmente “passar uma tarefa para outra empresa”. O outsourcing é utilizado principalmente para permitir que a organização concentre seus esforços em suas atividades principais, enquanto especialistas assumem a gestão de determinados processos.
Na prática, podemos encontrar outsourcing em diversas áreas, como:
- Tecnologia da Informação;
- Recursos Humanos;
- Logística;
- Contabilidade;
- Segurança;
- Limpeza e manutenção;
- Atendimento;
- Gestão de documentos;
- Impressão e gerenciamento de documentos.
Quando aplicado à impressão, surge o conceito de outsourcing de impressão.
O que é outsourcing de impressão?
O outsourcing de impressão é a terceirização da gestão dos equipamentos e processos relacionados à impressão de documentos dentro de uma empresa.
Em vez de a organização comprar impressoras, adquirir toners separadamente, controlar estoques de suprimentos, contratar assistência técnica e resolver individualmente os problemas dos equipamentos, uma empresa especializada assume essa operação.
Dependendo do contrato e da necessidade do cliente, o serviço pode envolver:
- Locação de impressoras e multifuncionais;
- Fornecimento de toners e suprimentos;
- Manutenção preventiva;
- Manutenção corretiva;
- Technical support;
- Monitoramento dos equipamentos;
- Controle do volume de impressão;
- Gestão dos custos;
- Substituição de equipamentos;
- Relatórios de utilização;
- Otimização do parque de impressão.
Assim, o outsourcing transforma a impressão de uma atividade operacional que precisa ser constantemente administrada em um serviço gerenciado.
Como funciona o outsourcing de impressão?
O funcionamento pode variar de acordo com a empresa contratada e as necessidades de cada cliente, mas normalmente começa com uma análise do ambiente de impressão.
A empresa especializada avalia fatores como:
- Quantidade de impressoras existentes;
- Modelos e características dos equipamentos;
- Volume mensal de páginas;
- Tipos de documentos impressos;
- Consumo de toner;
- Frequência de manutenção;
- Custos atuais;
- Necessidades de cada setor.
Com essas informações, é possível desenvolver uma solução adequada à realidade da empresa.
Em um contrato de outsourcing de impressão, por exemplo, a empresa contratante pode contar com os equipamentos necessários e com suporte técnico especializado, sem precisar administrar individualmente cada impressora.
O resultado é uma operação mais organizada e previsível.
Qual a diferença entre locação de impressoras e outsourcing de impressão?
Essa é uma dúvida bastante comum.
Embora os dois serviços estejam relacionados, locação de impressoras e outsourcing de impressão não são exatamente a mesma coisa.
Na locação de impressoras, o foco principal está na disponibilização dos equipamentos por meio de um contrato de aluguel.
Já no outsourcing de impressão, a proposta é mais ampla: além dos equipamentos, existe uma preocupação com a gestão de todo o ambiente de impressão.
Isso pode incluir manutenção, suprimentos, monitoramento, controle de volumes, suporte técnico e análise dos custos.
Por isso, o outsourcing pode ser entendido como uma solução de gestão, enquanto a locação é um dos recursos que podem fazer parte dessa solução.
Quais são as vantagens do outsourcing de impressão?
A adoção de um serviço de outsourcing de impressão pode trazer diversos benefícios para empresas de diferentes tamanhos.
1. Redução de custos
Um dos principais objetivos do outsourcing é proporcionar maior controle sobre os gastos relacionados à impressão.
Ao analisar o parque de equipamentos e o volume de impressão, é possível identificar desperdícios, equipamentos inadequados e custos desnecessários.
Além disso, a empresa deixa de precisar realizar determinados investimentos diretamente em equipamentos.
2. Mais previsibilidade financeira
Quando os custos de impressão são administrados de maneira adequada, torna-se mais fácil prever as despesas relacionadas ao serviço.
Isso facilita o planejamento financeiro e reduz a ocorrência de gastos inesperados com manutenção ou aquisição emergencial de equipamentos e suprimentos.
3. Manutenção especializada
Problemas em impressoras podem interromper o trabalho de um setor inteiro.
Com o outsourcing, a manutenção fica sob responsabilidade de uma equipe especializada, permitindo um atendimento mais organizado e reduzindo o tempo de equipamentos parados.
4. Controle do consumo
Outro benefício importante é o controle do volume de impressão.
Com informações sobre quantidade de páginas, equipamentos e setores que mais imprimem, a empresa consegue entender melhor como seus recursos estão sendo utilizados.
Esses dados podem ajudar a identificar desperdícios e oportunidades de melhoria.
5. Equipamentos adequados
Nem toda impressora é adequada para qualquer ambiente.
Uma pequena impressora pode não atender à demanda de um departamento que imprime milhares de páginas por mês. Da mesma forma, utilizar um equipamento de grande capacidade em um setor com baixo volume pode representar um investimento desnecessário.
O outsourcing permite dimensionar os equipamentos de acordo com a necessidade real.
6. Mais foco no negócio
Talvez um dos maiores benefícios do outsourcing seja justamente retirar da equipe interna uma série de tarefas que não fazem parte da atividade principal da empresa.
Em vez de funcionários perderem tempo procurando toner, resolvendo problemas de impressão ou administrando equipamentos, essas atividades podem ficar sob responsabilidade de especialistas.
Outsourcing de impressão é apenas alugar uma impressora?
Não.
Essa é uma das principais diferenças que precisam ser compreendidas.
O outsourcing de impressão não deve ser visto apenas como o aluguel de uma impressora.
A proposta é realizar uma gestão profissional do ambiente de impressão, buscando melhorar a eficiência, controlar custos e garantir que os equipamentos estejam disponíveis para atender às necessidades da empresa.
Por isso, uma solução de outsourcing pode envolver equipamentos, suprimentos, manutenção, monitoramento e suporte técnico.
Para quais empresas o outsourcing de impressão é indicado?
O outsourcing de impressão pode ser utilizado por empresas de diferentes segmentos e tamanhos.
É especialmente interessante para organizações que possuem:
- Grande quantidade de impressoras;
- Alto volume de documentos;
- Diversos departamentos;
- Gastos elevados com toner;
- Frequentes problemas de manutenção;
- Dificuldade para controlar os custos de impressão;
- Equipamentos antigos ou inadequados;
- Necessidade de suporte técnico especializado.
Escritórios, clínicas, instituições de ensino, órgãos públicos, empresas de serviços, indústrias e organizações de diversos outros segmentos podem utilizar soluções de gestão de impressão.
Outsourcing de impressão e redução de desperdícios
A gestão da impressão também pode contribuir para reduzir desperdícios.
Quando uma empresa não possui controle sobre seu parque de impressão, é comum encontrar situações como equipamentos subutilizados, impressões desnecessárias, excesso de estoque de suprimentos ou utilização de impressoras inadequadas para determinadas demandas.
Com o monitoramento e a análise dos dados de impressão, torna-se possível tomar decisões mais eficientes.
Por exemplo: se determinado equipamento apresenta baixo uso enquanto outro está constantemente sobrecarregado, pode ser necessário redistribuir os equipamentos.
Esse tipo de análise faz parte de uma gestão mais inteligente da impressão.
Brasília Toner: soluções em outsourcing de impressão
A Brasília Toner atua no segmento de locação e outsourcing de impressão, oferecendo soluções para empresas que precisam de uma estrutura de impressão mais eficiente e organizada.
Nosso trabalho vai além de simplesmente disponibilizar equipamentos. O objetivo é oferecer uma solução adequada às necessidades de cada cliente, considerando seu volume de impressão, estrutura, rotina e demanda.
Com o outsourcing de impressão, sua empresa pode contar com equipamentos e suporte especializado enquanto concentra seus esforços naquilo que realmente importa: o próprio negócio.
Se sua empresa possui gastos elevados com impressão, problemas frequentes com equipamentos ou dificuldade para administrar toners e manutenção, vale a pena avaliar como uma solução de outsourcing pode melhorar essa operação.
Afinal, o que é outsourcing?
Em resumo, outsourcing é a terceirização estratégica de determinadas atividades para uma empresa especializada.
Quando falamos especificamente de outsourcing de impressão, estamos falando da terceirização da gestão do ambiente de impressão, podendo envolver equipamentos, manutenção, suprimentos, monitoramento, suporte técnico e controle de custos.
Mais do que simplesmente ter uma impressora disponível, a proposta é transformar a impressão em um serviço mais organizado, eficiente e previsível.
Para empresas que dependem diariamente da impressão de documentos, essa mudança pode representar uma importante evolução na forma de administrar seus recursos.
Quer entender se o outsourcing de impressão faz sentido para sua empresa? A Brasília Toner pode avaliar sua estrutura e apresentar uma solução adequada às suas necessidades.
Perguntas frequentes sobre outsourcing
O que significa outsourcing?
Outsourcing significa terceirização. É quando uma empresa contrata uma organização especializada para executar e administrar determinada atividade ou processo.
O que é outsourcing de impressão?
É a terceirização da gestão do ambiente de impressão de uma empresa, podendo incluir locação de equipamentos, manutenção, fornecimento de suprimentos, monitoramento e suporte técnico.
Qual a diferença entre outsourcing e locação de impressoras?
A locação normalmente está relacionada ao fornecimento dos equipamentos. O outsourcing possui uma abordagem mais abrangente, envolvendo a gestão do ambiente de impressão e serviços associados.
Outsourcing de impressão reduz custos?
Pode reduzir custos ao proporcionar maior controle sobre equipamentos, consumo, manutenção e volume de impressão, além de ajudar a identificar desperdícios e equipamentos inadequados.
A Brasília Toner trabalha com outsourcing de impressão?
Sim. A Brasília Toner oferece soluções de locação e outsourcing de impressão, buscando atender às necessidades específicas de cada empresa.
